Coworking in München: Definition, Arten, Preise und steuerliche Einordnung

Coworking bezeichnet eine geteilte, flexibel buchbare Arbeitsumgebung, in der verschiedene Personen und Unternehmen Arbeitsplätze und Infrastruktur in denselben Räumlichkeiten nutzen. Anders als beim Einzelbüro mietet man keine fest abgegrenzte Fläche über lange Vertragslaufzeiten, sondern bucht einen Platz oder einen Raum nach Bedarf.

Der zentrale Unterschied zum klassischen Büromietvertrag liegt in der Flexibilität. Ein gewerblicher Mietvertrag bindet Mietende oft über Jahre und verlangt eigene Möblierung, Internetanschluss und Verwaltung. In einem Coworking Space sind diese Leistungen bereits enthalten und die Bindung kann kurzfristig sein.

Auch gegenüber dem Homeoffice grenzt sich Coworking ab. Das Homeoffice ist kostenfrei in den eigenen vier Wänden verfügbar, bietet jedoch keine professionelle Infrastruktur, keine räumliche Trennung von Privatleben und keine direkten Kontakte zu anderen Berufstätigen. Coworking schafft eine Zwischenlösung: eine Arbeitsumgebung außerhalb der Wohnung, ohne die Verpflichtungen eines eigenen Büros.

Typische Nutzergruppen sind Freelancer, Start-ups, remote arbeitende Angestellte und kleine Teams. Für sie ist die geteilte Nutzung wirtschaftlich sinnvoll, weil Fixkosten auf viele Mietende verteilt werden.

Coworking wird über verschiedene Modelle gebucht. Üblich sind der Tagespass für gelegentliche Nutzung, der Hot Desk als wechselnder Platz, der Dedicated Desk als fest zugewiesener Arbeitsplatz sowie das Privatbüro für Teams mit Bedarf an abgeschlossenen Räumen. Diese Modelle unterscheiden sich in Verfügbarkeit, Privatsphäre und Vertragsbindung.

Der Markt unterscheidet mehrere Grundformen von Coworking-Arbeitsplätzen, die sich vor allem in Verfügbarkeit, Privatsphäre und Vertragsbindung unterscheiden.

Der Hot Desk ist die flexibelste Variante. Es gibt keinen fest zugewiesenen Platz; genutzt wird ein beliebiger freier Arbeitsplatz im offenen Bereich. Die Privatsphäre ist gering, da der Platz mit anderen geteilt wird und persönliche Gegenstände in der Regel nicht über Nacht verbleiben können. Vertragslaufzeiten sind meist kurz und oft monatlich kündbar. Diese Form eignet sich für Einzelpersonen, Freelancer und Berufstätige, die nicht jeden Tag vor Ort sind.

Der Dedicated Desk ist ein fest zugewiesener Arbeitsplatz, der dauerhaft derselben Person gehört. Die Privatsphäre ist höher als beim Hot Desk, weil Geräte und Unterlagen am Platz verbleiben können. Üblich sind Verträge mit etwas längerer Bindung. Geeignet ist dieses Modell für Einzelpersonen und sehr kleine Teams, die regelmäßig denselben Ort nutzen.

Das Privatbüro bietet einen abgeschlossenen Raum innerhalb der Coworking-Fläche. Es bietet die höchste Privatsphäre, ermöglicht vertrauliche Gespräche und lässt sich an die Teamgröße anpassen. Vertragslaufzeiten sind in der Regel länger als bei flexiblen Plätzen. Privatbüros richten sich an kleine bis mittelgroße Teams, die einen abgegrenzten Bereich benötigen, aber von der gemeinsamen Infrastruktur profitieren möchten.

Das Virtual Office stellt keinen physischen Arbeitsplatz bereit, sondern eine geschäftliche Adresse mit zugehörigen Diensten wie Postannahme. Es eignet sich für Personen und Unternehmen, die eine repräsentative Adresse benötigen, aber nicht regelmäßig vor Ort arbeiten.

Der Tagespass schließlich erlaubt die Nutzung eines Arbeitsplatzes für einen einzelnen Tag ohne längere Bindung. Er dient als Einstiegs- und Gelegenheitsmodell und richtet sich an Einzelpersonen, die nur punktuell einen Arbeitsort außerhalb der Wohnung suchen.

Die monatlichen Kosten für Coworking variieren erheblich, abhängig vom gewählten Modell und von der Ausstattung. Die folgenden Einordnungen beschreiben die Logik der Preisbildung; konkrete Beträge hängen vom jeweiligen Anbieter ab.

Der Hot Desk liegt typischerweise im unteren Preissegment, da der Platz geteilt wird und nicht reserviert ist. Der Dedicated Desk ist höher angesetzt, weil ein fester Platz exklusiv zugewiesen wird. Das Privatbüro bildet das obere Preissegment, da hier ein abgeschlossener Raum sowie zusätzliche Fläche und Privatsphäre eingerechnet werden. Die Kosten steigen dabei mit der Anzahl der Arbeitsplätze im Raum.

Das Virtual Office in München gehört zu den günstigsten Optionen, weil kein physischer Arbeitsplatz bereitgestellt wird. Bezahlt wird im Wesentlichen für die geschäftliche Adresse und damit verbundene Dienste wie die Annahme und Weiterleitung von Post. Für Einzelpersonen und Unternehmen, die keinen festen Arbeitsplatz benötigen, ist dies ein vergleichsweise kostengünstiges Modell.

Mehrere Preisfaktoren bestimmen die Höhe der Kosten:

• Lage: zentrale und gut angebundene Standorte sind in der Regel teurer als periphere.
• Laufzeit: längere Vertragsbindungen führen häufig zu niedrigeren Monatspreisen, kurzfristige Flexibilität wird über höhere Preise abgebildet.
• Zusatzleistungen: Besprechungsräume, Druckkontingente, Getränke, 24/7-Zugang oder Postservices können den Preis erhöhen.

Wer Coworking nur gelegentlich nutzt, sollte den Tagespass als Einstiegsmodell prüfen. Er ermöglicht es, einen Space ohne monatliche Verpflichtung kennenzulernen und ist sinnvoll, solange die Nutzung nicht regelmäßig erfolgt. Bei häufiger Nutzung kann ein monatliches Modell wirtschaftlicher sein als die Summe einzelner Tagespässe.

Eine pauschale Antwort auf die Frage nach dem Monatspreis gibt es nicht. Sinnvoll ist es, die eigene Nutzungshäufigkeit, den benötigten Grad an Privatsphäre und die gewünschte Lage gegen die jeweiligen Preisstrukturen abzuwägen.

Die Frage nach kostenlosen Coworking-Plätzen taucht regelmäßig auf. Vollwertige, dauerhaft kostenfreie Coworking Spaces sind jedoch die Ausnahme, da Räume, Infrastruktur und Betrieb laufende Kosten verursachen, die in der Regel über Mitgliedsbeiträge gedeckt werden.

Kostenfreie oder kostengünstige Arbeitsmöglichkeiten existieren eher in anderer Form. Dazu zählen öffentliche Bibliotheken, die Arbeitsplätze und teils WLAN bereitstellen, sowie gelegentlich geförderte oder gemeinnützig betriebene Räume. Auch befristete Aktionen einzelner Anbieter, etwa kostenlose Schnuppertage oder Probezeiträume, ermöglichen eine zeitlich begrenzte Nutzung ohne Gebühr.

Ein verwandtes, aber eigenes Konzept ist das Coworking-Café. Dabei handelt es sich um Cafés, die ausdrücklich zum Arbeiten einladen und beispielsweise Steckdosen, WLAN und größere Tische bereitstellen. Bezahlt wird hier in der Regel über den Verzehr, nicht über eine Arbeitsplatzgebühr. Ein Coworking-Café ist jedoch von einem vollwertigen Coworking Space abzugrenzen: Es bietet meist keine reservierbaren Plätze, keine abschließbaren Räume und keine umfassende Büroinfrastruktur wie Besprechungsräume oder Postservices.

Kostenlose und kostengünstige Angebote unterliegen typischerweise mehreren Einschränkungen:

• Verfügbarkeit: Plätze sind oft nicht garantiert und können bei hoher Nachfrage belegt sein.
• Infrastruktur: professionelle Ausstattung wie Besprechungsräume, Telefonkabinen oder Druckmöglichkeiten fehlt häufig.
• Reservierbarkeit: eine verlässliche Buchung im Voraus ist meist nicht möglich.

Für gelegentliches Arbeiten können solche Angebote ausreichen. Wer dagegen verlässliche Verfügbarkeit, Ruhe für Telefonate oder vertrauliche Gespräche benötigt, stößt bei kostenfreien Lösungen schnell an Grenzen. In diesen Fällen bietet ein kostenpflichtiger Coworking Space die planbarere Umgebung.

Coworking bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die es von Homeoffice und klassischem Büro unterscheiden.

Zu den Vorteilen zählen:

• Flexibilität: Modelle vom Tagespass bis zum Privatbüro lassen sich an den tatsächlichen Bedarf anpassen.
• Kurze Laufzeiten: im Gegensatz zu mehrjährigen Gewerbemietverträgen sind viele Angebote kurzfristig kündbar.
• Infrastruktur: Internet, Mobiliar, Besprechungsräume und weitere Dienste sind ohne eigene Anschaffung nutzbar.
• Netzwerk: die Nähe zu anderen Berufstätigen kann zu Austausch und Kontakten führen.

Dem stehen Nachteile gegenüber:

• Lärm: in offenen Bereichen können Geräusche die Konzentration beeinträchtigen.
• Eingeschränkte Privatsphäre: insbesondere bei Hot Desks fehlen Rückzugsmöglichkeiten für vertrauliche Gespräche.
• Laufende Kosten: bei dauerhafter, intensiver Nutzung können sich die monatlichen Gebühren summieren.

In der Abwägung gegenüber dem Homeoffice bietet Coworking eine räumliche Trennung von Arbeit und Privatleben sowie professionelle Infrastruktur, verursacht aber Kosten, die zu Hause entfallen. Gegenüber dem klassischen Büro entfallen lange Bindungen und der eigene Verwaltungsaufwand; im Gegenzug ist die Fläche nicht exklusiv und die Gestaltung weniger frei.

Welche Lösung passt, hängt von der Nutzungshäufigkeit, dem Bedarf an Privatsphäre und dem Budget ab. Für manche ergibt sich auch eine Kombination, etwa Homeoffice an einzelnen Tagen und Coworking für Termine oder konzentriertes Arbeiten.

Kosten für einen Coworking Space können unter bestimmten Bedingungen steuerlich geltend gemacht werden. Maßgeblich ist, dass die Nutzung beruflich oder betrieblich veranlasst ist.

Bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden kommen die Ausgaben in der Regel als Betriebsausgaben in Betracht, sofern der Arbeitsplatz für die berufliche Tätigkeit genutzt wird. Dazu zählen typischerweise die Gebühren für Hot Desk, Dedicated Desk oder Privatbüro sowie zugehörige Leistungen.

Bei Angestellten ist eine Berücksichtigung als Werbungskosten denkbar, wenn die Nutzung beruflich veranlasst und nicht vom Arbeitgeber erstattet wird. Die Voraussetzungen unterscheiden sich von denen Selbstständiger, und die berufliche Notwendigkeit muss erkennbar sein.

In beiden Fällen ist eine nachvollziehbare Dokumentation entscheidend. Aufbewahrt werden sollten insbesondere:

• Rechnungen über die gezahlten Gebühren,
• der Vertrag mit dem Coworking-Anbieter,
• Zahlungsnachweise, die die tatsächliche Begleichung belegen.

Diese Belege dienen dazu, die berufliche Veranlassung und die Höhe der Kosten gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Dieser Abschnitt dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und in welchem Umfang Kosten absetzbar sind, hängt vom Einzelfall ab. Für eine verbindliche Einschätzung empfiehlt sich die Beratung durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.